カンファレンス運営を、
担当者が抱え込まない体制へ。
会場、登壇者、事務局、配信、通訳、アーカイブ。
関係者が多く、失敗できないイベントほど、早い段階の運営設計が重要です。
ABEARは外部運営室として、企画整理から本番後の成果物まで一括で支援します。
※無理な営業は行いません ※会場・日程・登壇者が未確定でも相談可能です
こんな状況で止まっていませんか？
「いつかカンファレンスをやりたい」と思っているが、何から手をつければいいかわからない
会場を押さえてから相談したら、規模やコンセプトに合っていなかったと気づいた
配信・運営・成果物をそれぞれ別業者に頼んでいて、当日の連携に不安がある
カンファレンスを企画しながら別業務も抱えており、担当者の工数が限界に近い
「まだ何も決まっていない」が、
いちばん早いタイミングです
コンセプトが決まる前に
入るから、全体が整う
会場選定一つとっても、イベントのコンセプトや想定集客人数によって最適解は大きく変わります。 会場を押さえてから相談すると、規模・動線・配信環境が合わず、設計を修正するコストが発生しがちです。
ABEARは「やりたいイベントのイメージはあるが、まだ何も決まっていない」段階から企画・設計に入ります。 単なる運営代行ではなく、イベントを「何のためにやるか」から設計し、来場者体験・成果・次回改善まで一気通貫で支援します。
サポートの流れ
01
「やりたい」段階での相談（無料・30分）
「イベントをやりたいが、何から決めればいいかわからない」という段階で構いません。コンセプト・目的・集客規模のイメージをヒアリングし、会場・構成・予算の方向性を一緒に整理します。会場選定前に入ることで、後戻りのない設計ができます。
02
コンセプト・企画・会場選定・技術設計
コンセプトと集客規模をもとに、最適な会場の選定・交渉をサポート。会場が決まったら、セッション構成・タイムテーブル・配信設計・機材・回線の要件定義まで一気に進めます。
03
登壇者調整・リハーサル
登壇者へのガイド送付、資料収集の代行、リハーサルの実施まで行います。海外登壇者との回線テストや同時通訳の音声確認にも対応。
04
本番運営・配信
プロのディレクターと技術スタッフが会場に常駐。進行管理・スイッチング・配信・トラブル対応を一手に引き受けます。主催者は挨拶と内容に集中できます。
05
振り返り・成果物納品・次回改善提案
映像・冊子・報告書の納品に加え、来場実績集計・アンケート分析・KPI振り返りを実施。「やって終わり」にせず、次回以降の成果向上につながる改善提案をお届けします。
戦略設計から事後改善まで、
12領域を一気通貫で支援
「どこから頼めばいいか」ではなく、「すべてお任せください」が私たちの答えです。必要な範囲だけの部分依頼にも対応します。
①イベント戦略設計
- 開催目的・ゴールの整理
- KPI・成功条件の設計
- 予算・スケジュール設計
②企画・プログラム設計
- コンセプト立案
- セッション・アジェンダ設計
- 参加者体験の導線設計
③会場計画・空間設計
- 会場選定支援・現地下見
- レイアウト・導線設計
- 搬入搬出・設営撤去計画
④登壇者・関係者管理
- 登壇者アサイン支援
- 資料回収・体裁調整
- リハーサル・当日アテンド
⑤クリエイティブ制作
- キービジュアル・チラシ
- LP・申込ページ制作
- 投影資料・映像・台本
⑥集客・参加者コミュニケーション
- 集客導線・告知設計
- 招待・リマインドメール
- 申込率・来場率改善施策
⑦参加者管理・事務局運営
- 申込フォーム・参加者管理
- 決済・領収書対応
- 受付体制・当日対応
⑧協賛・出展管理
- 協賛メニュー設計・提案
- 出展社との調整
- ブース配置・搬入出管理
⑨当日オペレーション統括
- 運営マニュアル・スタッフ配置
- 現場ディレクション
- ベンダー統括・設営撤収管理
⑩テクニカル・演出支援
- 音響・照明・映像・配信設計
- 収録・アーカイブ対応
- 同時通訳・バックアップ機材
⑪リスクマネジメント
- トラブル想定・代替案準備
- 緊急時の指揮系統設計
- 安全管理・避難導線確認
⑫事後分析・改善提案
- 来場実績・アンケート分析
- KPI振り返り・レポート作成
- 次回イベントへの改善提案
※すべての領域に対応可能ですが、必要な範囲だけの部分依頼にも対応します。まずはご相談ください。
ABEARが選ばれる4つの理由
一気通貫で支援できる
企画だけ、当日だけ、制作だけではなく、戦略設計から現場実装、事後改善まで横断して支援できます。担当者が複数業者を束ねる手間が不要になります。
主催者の負荷を減らせる
関係者調整・資料回収・運営設計・当日判断など、主催者側が抱えがちな煩雑な実務を引き受けます。担当者はイベントの本質的な目的・コンテンツに集中できます。
事故を防ぐ設計ができる
導線・役割分担・緊急時対応・テクニカル確認まで事前に詰めることで、現場の混乱やトラブルを最小化します。2020年から継続受注案件で重大インシデントなしを継続中です。
成果まで見据えられる
来場者満足・リード獲得・ブランド体験・次回改善までを含めてイベントを設計します。「開いた」で終わらせず、次につながる資産と知見を残します。
カンファレンスサポートの導入事例
日本製薬医学会 年次大会：ハイブリッド配信
事務局の工数が限られる中、配信設計からアーカイブ公開まで一括対応。海外登壇者との回線統合・同時通訳音声設計も含め、2020年から継続受注中。
プライム上場 製薬会社 医療従事者向けカンファレンス
会場手配・チラシ作成・セミナー運営・配信・アーカイブ作成・冊子制作まで一括受託。「配信会社」ではなく「運営パートナー」として評価。
日本臨床試験学会 教育セミナー年間運営
ハイブリッド・ウェビナーが混在する年間10本以上のセミナーを標準化・安定運営。毎回ゼロから準備することなく、品質を保った継続開催を実現。
業界団体 基調講演＋分科会 複合カンファレンス
複数会場・複数セッションが同時進行するカンファレンスの全体ディレクション。各分科会の配信とメインホールの統合管理を一元化。
ABEARと「その他の選択肢」の違い
| 比較項目 | ABEAR | 内製（自社スタッフ） | 一般の配信会社 |
|---|---|---|---|
| 対応範囲 | 企画〜成果物まで一括 | 担当者に負担集中 | 配信部分のみ |
| 企画・構成サポート | 企画段階から参画 | ||
| 同時通訳・海外登壇対応 | 実績多数・統合設計可 | 統合設計が困難 | 対応可否が不明確 |
| トラブル対応 | 事前予防＋即応体制 | 属人化・マニュアルなし | 当日対応のみ |
| アーカイブ・冊子制作 | 納品まで一括対応 | 後回しになりがち | 配信データのみ |
| 担当者の工数 | 最小化・丸投げ可 | 高負荷 | 個別調整が多い |
よくあるご質問
カンファレンスサポートの費用感は？
規模・対応範囲によって大きく変わりますが、目安は以下の通りです。
・配信＋当日運営のみ：40万円〜
・企画〜当日〜アーカイブまで：80万円〜
・大規模カンファレンス（500名規模以上・複数セッション）：150万円〜
※機材費や装飾などの費用は含まれておりません。
まずは無料ヒアリングで概算をお出しします。
どれくらい前から相談すればいいですか？
規模によりますが、推奨期間は以下の通りです。
・小規模（〜100名・ウェビナー中心）：1〜2ヶ月前
・中規模（〜300名・ハイブリッド）：2〜3ヶ月前
・大規模カンファレンス・複数セッション：3〜6ヶ月前
「もう日程が近い」という場合もまずご相談ください。
東京以外でも対応できますか？
全国対応可能です。交通費・宿泊費は実費精算となります。大阪・名古屋・福岡・札幌など主要都市での実績があります。
目安：スタッフ2名・1泊2日の場合、交通費・宿泊費で5〜10万円程度（地域により変動）。
「一部だけ」の依頼はできますか？
可能です。「配信だけ」「当日の運営スタッフだけ」「アーカイブ編集だけ」など、必要な範囲でご依頼いただけます。
ただし、企画段階から一括でご依頼いただいた方が品質とコストの両面で有利になるケースが多いため、まずはご相談ください。
同時通訳・海外登壇者への対応は？
対応可能です。日本製薬医学会年次大会（2020年〜継続）で同時通訳つき配信を安定運営中です。
・通訳音声の独立チャンネル設計
・通訳ブースとオンライン配信の音声同期
・海外登壇者とのZoom/Teams回線統合
・時差対応リハーサルの実施
その他のご質問は、お気軽にご相談ください。
無料で相談する（30分）
「イベントをやりたい」と思ったら、
まず私たちに話してください。
会場も日程も決まっていなくて構いません。
コンセプト・規模・目的からヒアリングし、設計全体を一緒に組み上げます。
早く相談するほど、後戻りのない、良いイベントになります。
※営業電話・無理な売り込みは行いません
※検討段階・比較段階のご相談でも問題ありません